Cosa devono monitorare i project manager

Il ‘tracking’ ovvero il monitorare l’avanzamento del lavoro rispetto ai tempi e ambito decisi è uno dei compiti principali di un project manager, ma e’ un compito tutt’altro che ovvio.

1) La domanda che tutti i project manager che si accingono a fare il tracking si pongono è, cosa devo monitorare? A che livello di dettaglio devo andare per essere sicuro di fare un buon lavoro come project manager? La prima cosa da sapere è che il livello di dettaglio del monitoraggio è deciso dal Project Manager. Sta a voi decidere se si vuole tenere monitorare l’avanzamento a livello di deliverable o workpackage, a livello di attività o livello di azione.


Si decide automaticamente a quale livello monitorare quando si crea il gantt di progetto. Pensateci: se mettete 1000 piccole attività in un diagramma di Gantt, allora avrete bisogno di tracciarle e chiuderle tutte.


2) È necessario decidere inoltre come verra’ marcato l’avanzamento delle attività nel Gantt. Ci sono diversi modi per farlo. Si può fare 0%-50%-100% di completamento dove 50% e’ qualsiasi attivita’ perlomeno iniziata e non completa. Oppure 0%-10%-50%-100% dove 50% o chiedere ai membri del team di comunicare con precisione lo stato di completamento.

Personalmente credo che non sia efficace tracciare lo stato esatto in base al feedback, ad esempio il 65%, a meno che non si sta seguendo un progetto che permette di farlo: l’installazione di un nuovo software su un 100 macchine. Questo perché la stima di completamento data dalle persone che svolgono un’attività, difficilmente può essere precisa. Basti pensare che le persone che svolgono un’attività possono magari dare delle stime approssimative perché non hanno tempo di fare una stima accurata. O magari tendono a sovrastimare o sottostimare il lavoro completato sulla base del loro carattere, qualcuno tenderà a sovrastimare, qualcun’altro a sottostimare la percentuale di completamento.

Meglio quindi focalizzarsi, su quali problemi o rischi possono rallentare o impedire il completamento dell’attività e focalizzarsi sul risolvere questo tipo di situazioni.