Elaborazione progressiva e Rolling Wave Planning nelle metodologie di Project Management tradizionali

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Nell'immagine abbiamo una Struttura di ripartizione del lavoro Organizzata per fasi, in cui le attività in fase 1 sono più dettagliate, cioè hanno una maggiore granularità, delle attività nelle fasi successive

L'elaborazione progressiva, o Rolling Wave Planning, consiste nel cerchiamo a livello molto dettagliato le attività che sono più vicine a noi temporalmente, e pianificare in maniera meno dettagliata le attività che sono più in là nel tempo.

E' un concetto estremamente logico ed efficiente nell'utilizzo delle risorse. Le attività che sono da svolgere nell'immediato logicamente hanno più informazioni a supporto rispetto ad attività che dovranno svolgersi tra mesi e mesi e che richiederanno degli output delle attività precedenti per essere implementate.

L'elaborazione progressiva, uno dei concetti chiave nell'Agile Project Management, è in realtà un concetto base anche nella metodologia a cascata proposta dal Project Management Institute nel PMBoK

Leggiamo la versione originale tratta dal PMBoK 4a edizione e poi la vediamo tradotta in italiano:

“A causa del potenziale di cambiamento, il il piano di gestione del progetto è iterativo e passa attraverso un'elaborazione progressiva durante tutto il ciclo di vita del progetto. L'elaborazione progressiva implica il miglioramento e la definizione continua di un piano man mano che diventano disponibili informazioni più dettagliate e specifiche e stime più accurate. L'elaborazione progressiva consente a un team di project management di gestire un livello di dettaglio maggiore man mano che il progetto evolve."

Traduzione: per via della possibilità di cambiamento, il piano di gestione di progetto è iterativo e attraversa un'elaborazione progressiva per tutto il ciclo di vita del progetto.

L'elaborazione progressiva implica il miglioramento continuo del piano e l'aggiunta di dettagli al piano man mano che informazioni più dettagliate e specifiche – nonché tempi più precisi – diventano disponibili.

L'elaborazione progressiva consente al team di progetto  di gestire un livello di dettaglio maggiore man mano che il progetto evolve.

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Un esempio reale di pianificazione rolling wave in un incontro di progetto

Poco tempo fa ho partecipato a una riunione di progetto in cui il capo progetto ha illustrato le principali attività dei successivi sei mesi. Gli stakeholder presenti andavano dal CEO ai Key User per cui la difficoltà stava nel trovare un equilibrio tra la necessità di spiegare nel dettaglio alcune attività e mantenere una visione d'insieme per la direzione. Il risultato è stato che dopo aver presentato e discussione le macro attività di tutto il progetto, siamo entrati nel dettaglio delle attività delle successive sei settimane e non oltre.

Pianificazione Rolling Wave – Gestione di progetti Agile vs. Waterfall

Definizione di Rolling Wave Planning in inglese e italiano commentata

“Pianificazione dell'onda di rotolamento è una forma di elaborazione progressiva pianificare dove il lavoro deve essere realizzato nel a breve termine è pianificato in dettaglio e il lavoro futuro è pianificato a un livello superiore della WBS. Pertanto, il lavoro può esistere a vari livelli di dettaglio a seconda di dove si trova nel ciclo di vita del progettoAd esempio, durante la pianificazione strategica iniziale, quando le informazioni sono meno definite, pacchetti di lavoro potrebbe essere scomposto al livello di milestone. Man mano che si conosce di più sui prossimi eventi a breve termine, può essere scomposto in attività.”

La definizione di Rolling Wave Planning tradotta in italiano significa: Rolling Wave Planning è una forma di elaborazione progressiva in cui il lavoro che deve essere svolto nel breve periodo è pianificato ad un livello di dettaglio maggiore mentre il lavoro che dovrà essere svolto più in là nel tempo viene pianificato ad un livello più alto della Struttura di ripartizione del lavoro che vuol dire un livello minore di dettaglio, (vedi immagine della struttura di scomposizione del lavoro che somiglia ad una tassonomia). Per esempio durante le fasi iniziali della pianificazione strategica, quando le informazioni a nostra disposizione sono ancora scarse, i pacchetti di lavoro (pacchetti di lavoro) possono essere scomposti a livello di pietra miliare (tappa intermedia), man mano che sappiamo di più sui prossimi sviluppi i pacchetti di lavoro possono essere scomposti a livello di attività.

Struttura di suddivisione del lavoroVediamo un esempio. Se devo costruire una casa e supponiamo che il progetto richieda tre anni, potrebbe avere come ipotesi:

• 4 fasi: analisi costi benefici, progettazione, costruzione, collaudo.
• Pacchetti di lavoro: Analisi Tecnica, Analisi Finanziaria, Gestione autorizzazioni; Progettazione; Acquisto materiali; Costruzione; Gestione lavori; Finalizzazione.
• 10 -15 tappe intermedie (tappe intermedie): Fase1: 1.1 tempi costi completati, 1.2 analisi ritorno sull'investimento completato; Fase 2: 2.2 team di progetto arruolato; 2.3 analisi geologica completata; 2.4 disegno completato; 2,5 capitolato completato; 2.6 permessi ottenuti; Fase3: 3.1 acquisto materiali, 3.2 scavi completati; 3.3 Costruzione struttura perimetrale completata; 3.4 Finiture; 4: 4.1 collaudo; 4.2 ottenimento abitabilità.
• Attività: reclutamento architetto e altri professionisti; creazione documento di requisiti; analisi costi di progettazione; analisi costi di costruzione; richiesta permessi; ….

Ho preso un esempio che possa essere comprensibile per tutti, ma non essendo del settore edilizio mi scuso per eventuali imprecisioni in anticipo.

Il Rolling Wave Planning è un approccio alla pianificazione delle attività di progetto, in cui le attività più vicine a noi temporalmente, vengono analizzate ad un livello maggiore di dettaglio, mentre le attività più lontane nel tempo vengono pianificate ad un livello più alto della WBS ovvero con meno dettagli.

Questo concetto che è stato adottato poi dalla disciplina Agile, è un concetto appartenente alla metodologia PMI a cascata (cascata o sequenziale).

Capiamo quindi che la critica alla metodologia a cascata di essere rigida e richiediamo troppa analisi iniziale è quindi infondata, il problema è in realtà la conoscenza non approfondita della metodologia che causa la rigidità nell'applicazione della stessa.

In altre parole sia l'approccio suggerito dal PMI sia la metodologia Prince2 hanno in sè tutti gli strumenti concettuali per garantirne l'applicazione in contesti diversi e per adattarsi alle varie realtà aziendali. La scarsa conoscenza delle metodologie da parte dei Project Manager e dei Responsabili dei PMO rende la loro applicazione in azienda inefficace.

L'applicazione di una metodologia agile, che di per sé non impone di darsi delle tempistiche definite per l'attività, dà la sensazione di minore rigidità. Questa sensazione di minore rigidità non garantisce però il rispetto di tempi e costi che in molti casi possono essere dei fattori determinanti per il successo dei progetti.