Le metodologie di project management Prince2 e PMI sono l’ideale per gestire progetti di grandi dimensioni, ma possono essere adattate e utilizzate anche nella gestione di progetti di dimensione piccola o media, grazie alla possibilità di adattamento che le metodologie stesse offrono.
In un mondo in cui la parola Agile è diventata un mantra, non stupisce che le metodologie a cascata (o waterfall) vengano viste come troppo rigide e a volte anche un po’ conservative.
La mia particolarissima opinione a riguardo è che il fallimento delle persone che hanno provato ad implementare una metodologia di project management a cascata, con importanti conseguenze negative per l’azienda che ha vissuto questa esperienza, abbia portato molti ad abbandonare le metodologie a cascata a favore dell’agile.
La verità, che sta sempre nel mezzo, è che le metodologie di project management strutturate, hanno un certo livello di complessità, per cui vanno studiate e imparate. Pena risultati disastrosi e ricaduta nel metodo agile come ‘second best’, che a quel punto appare come best.
Ecco quindi gli errori da evitare quando si decide di gestire un progetto con una metodologia a cascata:
- Nominare un project manager a caso. La scena potrebbe essere di questo tipo: in riunione con il team il capo chiede chi gestisce questo progetto? E la persona con un minimo di volontà, ma zero esperienza in Project management viene battezzata Project Manager. Scene di questo tipo, che sono purtroppo inevitabili, sono il modo giusto di condannare il progetto al fallimento. Per approfondimenti c’è lo spazio per i commenti in fondo alla pagina.
- Comprarsi un bigino di project management e buttarsi sul progetto. In questo caso la spiegazione del perchè anche questo approccio è fallimentare è facilmente spiegabile con una metafora. Prendete una qualsiasi attività, fisica o intellettuale vi venga in mente, provate ad applicare lo stesso ragionamento che fareste con il project management all’attività che avete pensato. Immaginate i risultati. Anche in questo caso lo spazio per i commenti è disponibile per condividere.
- Una rondella non fa primavera. Anche se avete un Project Manager che sa di cosa sta parlando perchè magari ha gestito un paio progetti di medie dimensioni in aziende multinazionali, lo stesso Project Manager che ha gestito con successo dei progetti in una tale azienda, nella vostra azienda fallirà per il semplice fatto che voi non sarete in grado di capire quello che il project manager vi dirà, quando ve lo dirà. In questo caso lo spazio per i commenti non serve a nulla, potete fate un’auto analisi della vostra capacità di comprendere la terminologia usata nel project management in questa pagina. Dopo aver letto tutti termini riportati nella pagina e, se e solo se vi sentite di conoscere il significato di tutti i termini in maniera tale da poterli spiegare ad un’altra persona ed utilizzare correntemente, allora potreste avere successo nell’implementazione della metodologia PMI all’interno della vostra azienda.
L’implementazione e adattamento della metodologia Prince 2
In particolare Prince2 dedica uno spazio molto importante all’adattamento della metodologia all’ambiente in cui deve essere applicata. Un’applicazione della metodologia nella sua interezza ad un ambiente non abituato alla metodologia di project management risulta difficilmente accettabile. Necessita un periodo di transizione in cui i concetti base di project management devono essere disseminati e assimilati dalla struttura prima che la metodologia stessa possa essere applicata.
Le metodologie Prince2 e PMI applicate alla gestione di progetti di piccola e media dimensione
Tuttavia le metodologie Prince2 e PMI si prestano anche alla gestione di progetti più piccoli e forniscono gli strumenti concettuali per la gestione di progetti di ogni dimensione.
Va innanzitutto capito che la metodologia Prince2 è basata sui documenti e ogni deliverable di progetto è un documento o corredato da un documento. L’esempio più semplice che mi viene in mente per spiegare questo concetto è il seguente.
Progetto: Gita domenicale al lago di Garda.
PID (Project initiation document): Basta anche una chat su whatsapp in cui si risponde ad alcune domande basilari: a che ora si parte, chi prende la macchina, dove si va, cosa si fa e anche dove non si va / non si fa ad esempio non si va a fare sub per cui non servono maschera e pinne.
Deliverable di progetto #1: Itinerario su Google Maps e orari di partenza e rientro
Deliverable di progetto #2: Lista della spesa per pranzo al sacco
Deliverable di progetto #3: Conferma della prenotazione del pedalò
Risultati di progetto: Fotografie in pedalò e video.
Tutti gli elementi riportati sopra sono documenti di progetto nella metodologia Prince2.
In fase di pianificazione delle attività, le dipendenze vengono stabilite tra un documento e l’altro. Es. prima di prenotare il pedalò occorre stabilire che si va sul lago e a che ora si arriva.
Il PMI d’altro canto vede nella pianificazione di tutti i processi che interverranno nella realizzazione del progetto come fondamento della metodologia stessa. Detto in termini molto semplici occorre pianificare qualsiasi cosa venga fatta nell’ambito di progetto e per pianificare si intende mettere nero su bianco che cosa verrà fatto e come.
A questo punto abbiamo due strade:
- Applicazione dei template di project management pre-esistenti
- Creazione o adattamento dei template al contesto
Parere mio, i template completi sono troppo onerosi da un punto di vista del mantenimento degli stessi per le strutture di project management delle PMI che tante volte si avvalgono di un project manager dedicato al progetto e basta.
Ricordiamo che il PMI, per i progetti di grandi dimensioni, prevede la presenza di un team di project management oltre ad un team di progetto. Questo per specificare che occorrono più risorse, cioè più FTE, dedicati alla pianificazione e controllo del progetto oltre alle persone che materialmente lo eseguono.
Nel contesto delle PMI Italiane avere un Project Plan, Quality Plan, Risk Management Plan, un communication plan ecc, può essere irrealizzabile. Meglio allora incorporare gli elementi essenziali della metodologia all’interno di pochi documenti di gestione di progetto o comunque asciugarli fino all’essenziale.
D’altro canto il processo di planning è un processo iterativo per cui si è sempre in tempo ad arricchire i suddetti documenti con ulteriori elementi, mano a mano che gli stessi emergono.
Pertanto suggerisco di adottare un Project Charter snello e di tenere un documento di log in excel o simili che tenga traccia di attività e rischi.
Nel project charter andremo ad inserire tutti gli elementi presenti nell’ambito di progetto sia in scope che out of scope (fondamentale). Nell’activity log andremo ad inserire riga per riga tutte le attività da svolgere con i rispettivi responsabili. I rischi possono essere inseriti all’interno di questa lista come attività da gestire,
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